Política De Protección De Datos Personales de
CADAJABI SAS

Política De Protección De Datos Personales

Introducción

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 sobre el régimen General de Protección de Datos Personales, y Decreto 1377 de 2013 que reglamente la ley de habeas Data, tienen por objeto reconocer y proteger el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por
entidades de naturaleza pública o privadas, CADAJABI SAS implemento el presente Manual De Protección De Datos Personales que incluye el debido tratamiento por parte de la empresa en desarrollo de sus actividades así como un compromiso de la organización orientada a garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los clientes. Toda información recibida a través de sus diferentes actividades de vinculación de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso. Responsable del tratamiento de los datos

CADAJABI SAS identificada con NIT: 900.428.002-8
www.cadajabi.com

Calle 9 Nº 1 Este 06, Barrio Santa Lucia. Tocaima, Cundinamarca 

Teléfono: 3178634621

1. Objetivo.
El presente manual busca informar de manera clara a las personas los derechos fundamentales que tienen frente al tratamiento de sus datos personales y desarrollar de manera fundamental lo exigido por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CADAJABI SAS.

2. Ámbito de aplicación: Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje CADAJABI SAS.

3. Principios: La protección de datos personales estará sometida bajo los siguientes principios o reglas fundamentales:
• Consentimiento informado: El uso y el tratamiento que se le dará a los datos personales y de los documentos soportes entregados, el desarrollo y la factibilidad del proceso se hará siempre y cuando se cuente con la autorización dada por el tercero, esta autorización viene expresada cuando se proporcionan los datos personales o de personas jurídicas a la empresa por medio del correo electrónico o las redes sociales.
• Finalidad de los datos personales: El tratamiento de datos personales obedece a lo descrito en el presente manual en el que se explica
detalladamente la utilización y su función dentro de la empresa, adicionalmente responde a lo descrito en la Constitución y la ley, la cual
obliga a los responsables del tratamiento informar de manera concreta, precisa y previa al tercero el tratamiento de sus datos.
• Principio de veracidad o calidad: La información solicitada por CADAJABI SAS debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,  comprobable y comprensible.
• Principio de transparencia: En el tratamiento se debe garantizar el derecho del titular a obtener del responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

4. Excepciones:
Los datos podrán ser remitidos con objeto de tratamiento para el desarrollo del negocio o del contrato a diferentes entidades inherentes al ejercicio jurídico celebrado, tales como entidades financieras, cajas de compensación, empresas de
servicios públicos, notarias y entidades judiciales. CADAJABI SAS reportará y suministrara los datos a las autoridades competentes
en los términos que señala la circular básica jurídica de la superintendencia de sociedades , sobre el autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo a las situaciones que llegaran a ser catalogadas como una operación sospechosa o una operación intentada, por lo tanto los datos personales que son objeto de tratamiento, se conservaran por el período que la normatividad vigente así lo exija y se presentaran a estos entes gubernamentales. 
Adicionalmente la información contendida en las bases datos serán entregados a entidades gubernamentales o judicial\es que la  requieran, bajo la disposición de la ley.

5. Ámbito De Aplicación (Tratamiento de la información): El presente manual se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado por las distintas actividades desarrolladas por la empresa en el territorio colombiano y se aplica a:
5.1. Clientes: CADAJABI SAS solicitará los documentos necesarios del cliente para el desarrollo del proceso de vinculación comercial, con el propósito específico de:
• Realizar seguimientos comerciales Mercadeo
• Informar por medio electrónico, redes sociales, mensaje de texto o correo físico sobre eventos, promociones y publicidad de los distintos proyectos de la empresa.
• Generar estudios estadísticos (simples y de profundidad) de conocimiento del perfil comercial del cliente.
• Informar por medio electrónico, mensaje de texto o correo físico sobre información referente a Empresa.
• Los datos podrán ser remitidos con objeto de tratamiento a diferentes entidades inherentes al negocio o de servicio al cliente.
• Presentar alternativas de diseño u opciones de acabados.
• Realizar encuestas de satisfacción del cliente CADAJABI SAS almacenará los datos personales y la información señalada anteriormente en carpetas físicas y digitales identificadas con el nombre de cada uno de ellos, garantizando la seguridad de que estos serán tratados únicamente por las áreas responsables y para controles internos de la empresa.

5.2. Proveedores: CADAJABI SAS solicitará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para las siguientes finalidades
• Generar una Base de Datos con su información.
• Realizar el pago de los servicios prestados.
• Consultar su información en listas restrictivas
• Entrega de información a entidades gubernamentales o judicial\es que la requieran.
• Soporte en procesos internos.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato en caso de llegarse a contratar.
5.3. Colaboradores: CADAJABI SAS informará al postulante del tratamiento que se hará de sus datos personales y su finalidad, por medio del “Formulario de vinculaciones al sistema de seguridad social. La Empresa almacenará los datos personales y la información señalada
anteriormente en carpetas físicas y digitales identificadas con el nombre de cada uno de ellos, garantizando la seguridad de que estos serán tratados únicamente por el área de Personal para controles internos de la empresa.
Una vez el postulante no es seleccionado para la oferta laboral, los datos serán recolectados en una base de datos para ofertas futuras.
5.4. Accionistas / Socios. Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren ser accionistas de CADAJABI SAS, se considerará información reservada por disposición legal. Sin embargo, Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas o inversionistas son las siguientes:
• Generar una Base de Datos con su información.
• Permitir el ejercicio de los derechos derivados de la calidad de accionista o inversionista, facilitando que estos puedan ejercer los derechos políticos y económicos establecidos en el Código de Comercio.
• Entrega de información a entidades gubernamentales o judicial/es que la requieran. Terminado El Vínculo Contractual: CADAJABI SAS registrará los datos personales obtenidos del proceso de vinculación de los distintos terceros en una base de datos y al archivo general. La empresa gestionará la información únicamente con las personas y áreas autorizadas para su cometido y tendrá prohibido ceder tal información a terceras partes (salvo los entes referidos en el numeral 4 y en los distintos ámbitos de aplicación referidos en el numeral 5 ), pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.

6. Derechos y Deberes
6.1. Derechos de los titulares: Los terceros los cuales podrán ejercer su derecho, según lo establecido por la ley son las siguientes personas:
1. Por el Titular o el cliente, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
2. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
3. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los terceros que por medio de proceso de vinculación suministraron, proporcionaron datos de carácter personal y que se encuentren en las bases de datos de La empresa, por la ley 1581 de 2012 tienen los siguientes derechos:
• Derecho de acceso. El Titular podrá acceder a los datos personales ya sean parciales o completos que estén bajo el control de la Empresa. Por otra parte, este podrá Conocer el tratamiento de sus datos personales, la ubicación, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.
• En desarrollo del principio de veracidad o calidad, los datos personales que reposan en las bases de datos de la empresa, el titular podrá ejercer este derecho actualizando, rectificando o suprimiendo sus datos personales cuando así lo solicite el Titular de manera escrita o cuando el responsable lo advierta.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de la empresa, a la Ley 1581 de 2012, o sus decretos reglamentarios.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada por la empresa salvo cuando la Ley indique que el tratamiento que se está realizando no lo requiera.
• Solicitar la eliminación de los datos personales del titular de las bases de datos utilizando los medios indicados por la empresa. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con el radicado del tercero. La “supresión o eliminación” se realizará siempre y cuando este no obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o investigaciones y persecución de delitos.
6.2. Deberes del responsable de la información:
Los deberes de CADAJABI SAS frente al tratamiento de los datos personales se definen de la siguiente manera:

1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.
5. Eliminar de las bases de datos la información que el cliente solicite por medio de un documento escrito o telefónico dirigido a la Empresa. Decreto 1377 del 2013.
6. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
7. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.3. Deberes de los ENCARGADOS del tratamiento de datos personales:
Las personas las cuales son asignadas para el tratamiento de datos personales bajo su custodia deberán cumplir los siguientes deberes:
1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta norma y en la ley.
6. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales.
7. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la  superintendencia de Industria y Comercio.

9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
10.Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
11.Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Reclamación Derecho De Hábeas Data:
Garantizando lo establecido en la constitución nacional respecto a los derechos de acceso a la información personal, en relación con actualizar, rectificar o suprimir los datos personales cuando así lo solicite el titular, deberán adoptar los siguientes procedimientos:
1. La persona natural o jurídica que quiera ejercer cualquiera de los derechos mencionados anteriormente, lo debe realizar por medio de un soporte escrito (física o digital) a los siguientes canales de comunicación:
a. Correo electrónico: info@cadajabi.com.
b. Dirección: Km 19 vía Tocaima a Girardot conjunto campestre
Mirador de Cadajabi casa 2.

2. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados debe
contener la siguiente información:
a. • Nombre del titular o Representante Legal quien solicita el derecho de los datos personales.
b. • Petición concreta y precisa del requerimiento: acceso, actualización, rectificación, eliminación, oposición. En cada caso, la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que pueda ser remitida al responsable de la base de datos y pueda darse una respuesta clara.
c. • Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
d. • Documentos de identidad escaneados que lo soporte como el titular.
e. • Firma de la solicitud por parte del titular

8. Sanciones: El régimen sancionatorio como lo especifica el artículo 23 de la ley 1581 del 2012 “ARTICULO 23.

9. Áreas responsables. El área administrativa y comercial estarán encargadas de la Protección de Datos en CADAJABI SAS. El área de Comercial será la encargada de recibir y gestionar el registro, atención de peticiones, consultas y reclamos ante cualquier titular que quiera ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos y revocar autorizaciones, siempre y cuando tomen en cuenta el numeral 7 del presente documento. La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata al gerente general con el fin de tomar las medidas pertinentes y evitar la imposición de sanciones.